一、目的

为了指导和规范基金会会计电算化工作，保证会计电算化工作的顺利开展，根据财政部《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》，结合基金会财务管理和会计核算的有关规定，特制定本制度。

二、适用范围

适用于基金会各财务核算单位。

三、建立会计电算化操作管理制度，主要内容包括：

1.规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限, 对操作密码要严格管理,指点专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件；

2.加强稽核制度，由专人负责对原始凭证和计账凭证的审核，预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿；

3.操作人员离开办公室前，应执行相应命令退出会计软件；

4.由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容；

四、建立计算机硬件、软件和数据管理制度，主要内容包括：

1.保证设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持办公室和设备的整洁，防止意外事故的发生；

2.确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除; 对磁性介质存放的数据要保存双备份；

3.对会计软件进行升级和计算机硬件设备进行更换等工作，须经财务经理同意，报财务总监批准；在软件升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由财务部经理指定专人进行监督；，

4.健全排除计算机硬件和软件故障的管理措施，保证会计数据的完整性；

5.健全计算机病毒防范措施, 未经允许不得在记账电脑上安装、拷贝无关软件、文件。

五、建立电算化会计档案管理制度，主要内容包括：

1.电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据；

2.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点；

3.采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

4.所使用会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止至该软件停止使用或有重大更改之后的五年。